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Nutzungsvereinbarung

Das Niedersächsische Studieninstitut für kommunale Verwaltung e. V. bietet mit BigBlueButton und Jitsi zwei webbasierte Videokonferenzsoftwarelösungen, die für Lehr- und Verwaltungspersonal zur Nutzung zur Verfügung stehen. Die Nutzung von BigBlueButton ist für kleine bis mittlere Gruppen im Rahmen von Forschung, Lehre und Verwaltung am NSI vorgesehen. Für den Einsatz bei Großgruppen melden Sie sich vorher bitte bei der IT (IT@nsi-hsvn.de). Der Einsatz von Jitsi ist für Kleingruppen bis 5 Personen möglich.

Das Anlegen von Online-Meetings / virtuellen Klassenräumen / Webinaren ist auf Beschäftigte des NSI oder in ihrem Auftrag handelnde beschränkt und erfordert eine Registrierung mit Zugangskennung und zugehörigem Passwort. Teilnehmer/-innen können ohne Registrierung über einen Link, der von der organisierenden Person der Videokonferenz verteilt wird, teilnehmen.

Nutzerinnen und Nutzer dürfen bei der Nutzung der Videokonferenzlösungen BigBlueButton und Jitsi nicht gegen geltende Rechtsvorschriften verstoßen. Insbesondere haben Sie das Urheberrecht einzuhalten und präsentierte Materialien, die nicht explizit für die weitergehende Nutzung freigegeben wurden, nur für die bestimmten Zwecke, bspw. das Studium zu verwenden,

  •  über die Videokonferenzlösungen keine rechts- oder sittenwidrigen Inhalte zu verbreiten,
  •  jegliche Werbe- oder Marketingaktivitäten zu unterlassen,
  •  die Privatsphäre anderer zu respektieren und keine belästigenden, verleumderischen oder bedrohenden Inhalte zu verbreiten,
  •  keine personenbezogenen Daten, von denen sie im Rahmen der Nutzung Kenntnis erlangen, zu veröffentlichen oder an Dritte weiterzugeben.

Organisatoren/-innen von Videokonferenzen/Lehrende haben bei der Nutzung von Daten die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Insbesondere

  • dürfen Sie nur die für das jeweilige Szenario notwendigen personenbezogenen Daten verarbeiten und diese für keine anderen Zwecke verwenden,
  • dürfen Sie Videokonferenzen nur dann aufzeichnen, wenn Sie als Organisator/-in / Dozent/-in ausschließlich sich selbst aufzeichnen, d. h. sämtliche Kameras und Mikrofone der Teilnehmer/-innen ausgeschaltet sind, oder wenn alle Teilnehmer/-innen in die Aufzeichnung und den damit verbundenen Zweck explizit eingewilligt haben (Einverständniserklärung für Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen).

Alle Teilnehmer/-innen besitzen ein „Recht am eigenen Bild“ ebenso wie an den eigenen sprachlichen Äußerungen. Bei der Kommunikation in den Videokonferenzen sind die allgemein gültigen Höflichkeitsregeln zu beachten. Nutzer/-innen können für eventuelle Schäden, die durch Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften, oder einer sonstigen Ordnung des Niedersächsischen Studieninstituts für kommunale Verwaltung e. V. entstehen, haftbar gemacht werden.


Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des webbasierten Videokonferenzsystems BigBlueButton/Jitsi des Niedersächsischen Studieninstituts für kommunale Verwaltung e.V. (NSI). Das NSI ist Träger der Kommunalen Hochschule für Verwaltung in Niedersachsen (HSVN).

BigBlueButton ermöglicht Video- und Audiokonferenzen für mittlere Gruppengrößen bis 20 Personen (mit Video), 100 Personen nur (Audio), virtuelle Klassenräume und Webinare.

Jitisi erlaubt Video- und Audiokonferenzen bis zu 10 Teilnehmer und Teilnehmerinnen.

Zur Einrichtung einer Konferenz in BigBlueButton sowie zu der Teilnahme an einer Konferenz ist eine Registrierung und Anmeldung mit einer gültigen „@nsi-hsvn.de“ Adresse erforderlich.

Mit der Datenschutzerklärung kommt das NSI ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach.

 

Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

 

Namen und Kontaktdaten

Verantwortlich für BigBlueButton ist das Niedersächsische Studieninstitut für Kommunale Verwaltung e.V., eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Hannover unter VR 201026. Er wird durch die Präsidenten Prof. Dr. Michael Koop vertreten.

 

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V.          
Wielandstr. 8 // 30169 Hannover

Telefon: 0511 1609-0
Telefax: 0511 1553-7
E-Mail: info(at)nsi-hsvn.de

 

Betreiber von BigBlueButton / Jitsi

Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V.          
Wielandstr. 8 // 30169 Hannover

Projektleitung: Florian Lausen

E-Mail: Florian.Lausen[at]nsi-hsvn.de         
Telefon:
0511 1609-2374

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten des NSi erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt: E-Mail: datenschutzbeauftragter[at]nsi-hsvn.de Telefon: 0511 1609-0

https://www.nsi-hsvn.de/datenschutznsi.html

 

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Videokonferenz-Daten

Die Authentifizierung zur Erstellung an einer Konferenz findet mit der NSI-Emailadresse und dem zugehörigen Passwort statt. Das eingegebene Passwort wird in BigBlueButton gespeichert. Die Freigabe der User ist den Administratoren des BigBlueButton vorbehalten.

Die Eingabe des Names und E-Mailadresse erfolgt durch die sich anmeldende Person. Zur reinen Teilnahme ist keine Anmeldung und einhergehend keine Profilerstellung erforderlich.

Für alle Ersteller*innen werden die folgenden Daten verarbeitet:

 

Profil:

  • dienstliche E-Mailadresse, Name (kann selbst geändert werden), Sprache (Voreinstellung (Browsersprache)), Nutzerrollen, Bild (optional)

 

Meeting/Raum-Metadaten:

  • Beschreibung, Link, Raumzugangscode, Einstellungen (Teilnehmer beim Betreten stumm, Freigabe bevor Raum betreten werden kann, Teilnehmer kann Meeting starten, ...)

 

Konferenzdaten:

  • Video-, Audio- und Bildschirmfreigaben (Screensharing), Meeting-Chat, Emojis, Breakout Rooms (Kleingruppenarbeit), Multi-User Whiteboard, Geteilte Notizen, ...

 

Aufzeichnungen:

  • Aufzeichnung von Konferenzen (erfordert die Zulässigkeit sowie die explizite Zustimmung sämtlicher aufgezeichneter Personen („Recht am eigenen Bild“).

 

Persönliche Einstellungen:

  • Vollbildmodus, Videoeinstellung, Sprache, verwendete Geräte, ...

 

Sämtliche Daten werden auf dezidierten Servern des Auftragsverarbeiters         
Hetzner Online GmbH // Industriestr. 25 // 91710 Gunzenhausen // Deutschland gesichert gespeichert. Die Administrationszugriffe sind auf ein Minimum reduziert.

 

Log-Daten:

Beim Aufruf einer Webseite übermittelt Ihr Browser an den Server grundsätzlich Daten Ihres abrufenden Geräts, bspw. die IP-Adresse, an die die Webseite zurückgeschickt werden soll. Folgende Daten werden vom NIS in gesicherten Log-Dateien gespeichert:

  • abgerufene Webseite/-adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • IP -Adresse der Nutzerin / des Nutzers
  • HTTP-Statuscode
  • abgerufene Datenmenge
  • Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers

Zusätzlich werden die Anmeldung am System sowie das Auftreten von Fehlern gespeichert. Die Erhebung und Nutzung dieser sogenannten Log-Daten erfolgt lediglich zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspüren von Fehlern und deren Beseitigung sowie der anonymisierten Auswertung zu statistischen Zwecken. Die Daten werden nicht in Verbindung mit Namen oder E-Mail-Adresse ausgewertet. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht.

 

Cookies

Cookies sind Dateien, die von dem Anbieter einer Webseite im Verzeichnis des Browserprogramms auf dem Rechner der Nutzerin / des Nutzers abgelegt werden können. Diese Dateien enthalten Textinformationen und können bei einem erneuten Seitenaufruf vom Anbieter wieder gelesen werden. Der Anbieter kann diese Cookies bspw. dazu nutzen, Seiten immer in der von der Nutzerin / dem Nutzer gewählten Sprache auszuliefern. Cookies können mit einer Verfallszeit versehen werden. So werden bspw. Cookies, die nur in einer Sitzung verwendet werden oder deren Verfallszeit abgelaufen ist, beim Beenden des Browsers automatisch gelöscht. Das Speichern von Cookies können Sie in den Einstellungen des Browsers ausschalten, allerdings lassen sich die über die Cookies gesteuerten Funktionen dann nicht mehr nutzen. Sie können die im Browser gespeicherten Cookies einsehen und jederzeit auch einzelne Cookies löschen. BigBlueButton verwendet die Cookies „bbb.nsi-hsvn.de“, „vc.nsi-hsvn.de“ bzw. „videokonferenz.nsi-hsvn.de“ um eine Session aufrecht zu erhalten und personalisierte Einstellungen des Nutzers im Browser abzulegen.

 

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Videokonferenzen / Webinare mit BigBlueButton/Jitsi einzurichten und durchzuführen. BigBlueButton wird im Rahmen der Aufgabenerfüllung der HSVN/des NSI zur Unterstützung von Forschung, Lehre und Verwaltung durch geeignete Informations- und Kommunikationstechnologien betrieben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz Niedersachsen (NDSG) in Verbindung mit §67a Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG). Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das NSI unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage. Das Niedersächsische Studieninstitut für kommunale Verwaltung erhebt und verarbeitet die für den technischen Betrieb erforderlichen Log- Daten bzw. die anonymisierten Analysedaten zur Wahrung der technischen Sicherheit bzw. der Verbesserung der Systeme im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Fachhochschule gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e)., Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Datenschutzgesetz Niedersachsen (NDSG) in Verbindung mit §67a Abs. 1 Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG). Die technisch erhobenen personenbezogenen Daten sind für die Auslieferung von Webseiten und für den sicheren Betrieb sowie die Optimierung der Webserver erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt. Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung.

 

Datenübermittlungen

Die Videokonferenzdaten (Video; Audio; Chat; ggf. Aufzeichnungen (sofern zulässig) ...) werden unter den Teilnehmer*innen verteilt. Darüberhinausgehende personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert.

 

Löschung

Die Konferenzdaten werden nach Ablauf eines Jahres aus dem System gelöscht. Accounts und die damit verbundenen Profildaten können von den Nutzer*innen jederzeit selbst gelöscht werden. Die Cookies können jederzeit von den Nutzer*innen im Browser gelöscht werden, bzw. werden je nach Einstellung des Browsers nach dessen Schließen automatisch gelöscht. Log-Daten werden für eine Dauer von längstens 7 Tagen gespeichert und dann gelöscht. Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen:

das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);

das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);

das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO;

das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;

das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO;

das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO

 

Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung

Findet die Verarbeitung auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung statt, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

 

Recht auf Beschwerde

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Niedersachsen:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: 0511 120-4500

Fax:     0511 120-4599

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärungen abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.

 

Cisco Webex

Das Tool WebEx soll ersatzweise zu anderen Videokonferenzlösungen als Hilfsmittel der Lehre, Forschung und Verwaltung dienen.
Nachfolgend möchten wir Ihnen Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von WebEx bereitstellen.

Verantwortlicher und Kontaktdaten
Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V.
Wielandstraße 8
30169 Hannover
Tel.: +49 511 1609-0
E-Mail: info@nsi-hsvn.de

Datenschutzbeauftragte/r
Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V.
- Datenschutzbeauftragte/r (DSB) -
Wielandstraße 8
30169 Hannover
Tel.: +49 511 1609-2426
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@nsi-hsvn.de

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
 a) Nutzung von Webex ohne Aufzeichnungsfunktion
Für die Nutzung von WebEx ist die Verarbeitung folgender personenbezogener Daten zwingend erforderlich:
•    Benutzerangaben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional);
•    Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, z.B. Browser und MAC-Adresse;
•    Bei Einwahl mit dem Telefon (optional): Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten, wie IP-Adresse des Geräts
Wenn Sie Ihre Kamera und/oder Mikrofon aktivieren oder den Chat verwenden, werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:
•    Meeting-Inhaltsdaten: Audio-, Video- und ggf. Textdaten der Äußerungen, die Sie während eines Meetings tätigen;

b) Nutzung von Webex mit Aufzeichnungsfunktion
Soweit ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand nach Art. 6 DSGVO erfüllt ist, kann ein Meeting aufgezeichnet und allen Veranstaltungsteilnehmenden über die eLearning-Plattformen des NSI e.V. (z.B. Stud.IP) bereitgestellt werden.
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen WebEx als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Online-Veranstaltungen für die Lehre, Forschung und Verwaltung zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über WebEx abwickeln zu können.
•    Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
•    Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist,
    dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
•    Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das NSI unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
•    Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem NSI übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §§ 3, 17 NHG, sowie bei Beschäftigten des NSI § 88 NBG i.V.m. § 12 NDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die in diesem Absatz genannte Rechtsgrundlage wird in den meisten Anwendungsfällen der Verwendung von WebEx den Regelfall darstellen.
Übermittlung von Daten an Dritte
•    Meeting-Inhaltsdaten sind für alle Teilnehmenden der Online Veranstaltung sichtbar, sowie bei einer Aufzeichnung den übrigen Veranstaltungsteilnehmenden, die in der entsprechenden Veranstaltung in der eLeanrning-Plattform registriert sind.
•    Empfänger der übrigen Daten ist die Telekom Deutschland GmbH im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem NSI e.V.. Bei der Erbringung des Dienstes setzt die Telekom Deutschland GmbH Telekom Deutschland GmbH ihrerseits Unterauftragnehmer ein. Bei deren Einsatz gilt dasselbe Datenschutzniveau, wie das mit der Telekom Deutschland GmbH vertraglich vereinbarte und gemäß den Vorschriften der DSGVO verlangte.

Speicherdauer
Die Aufzeichnungen werden für die Dauer von einem Monat beim Anbieter gespeichert. Im Anschluss werden die Aufzeichnungen gelöscht. Im Falle eines Widerrufs der Einwilligungserklärung werden Ihre Redebeiträge aus den Aufzeichnungen entfernt.
Accountinformationen von bei Webex registrierten Personen werden bei Webex generell so lange gespeichert, wie der betreffende Account aktiv ist. Metadaten zu einzelnen Meetings werden für den Zeitraum von grundsätzlich 20 Tagen nach dem betreffendem Meeting gespeichert.

Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 21 DSGVO):
·    Recht auf Auskunft
·    Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
·    Recht auf Löschung
·    Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
·    Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie

Recht auf Widerspruch
Zudem haben Sie das Recht der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen.
Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten, außer es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerruf
Sofern Ihre Teilnahme an der aufzeichnungsbedingten Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist diese freiwillig und jederzeit frei widerruflich.
Sofern die ggf. erforderliche Einwilligung nicht erteilt oder später widerrufen wird, entstehen Ihnen keine Nachteile. Sie haben die Möglichkeit, sich auch in adäquater anderer Weise zu beteiligen. Sie haben z.B die Möglichkeit, Fragen als private Chat-Nachricht an die dozierende Person zu stellen. Nur die bzw. der Dozierende erhält dann Ihre Frage. Sie bzw. er wiederholt und beantwortet Ihre Frage ohne Nennung Ihres Namens im Plenum.
Schreiben Sie zur Geltendmachung Ihres Widerrufs z.B. eine E-Mail an die dozierende Person.

Beschwerderecht
Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
Prinzenstr. 5
30159 Hannover
Tel. +49 511 120 - 4500
Fax +49 511 120 - 4599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

Edudip - Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 13, 14 EU-DSGVO

Im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen nach Art. 13, 14 DSGVO informieren wie Sie hiermit über die Verwendung Ihrer Daten,
wenn Sie an einem unserer Online-Lehrveranstaltungen/Seminare über den Anbieter „Edupip“ teilnehmen.

Verantwortlicher und Kontakdaten
Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung e.V.              
Wielandstr. 8 // 30169 Hannover
Telefon: 0511 1609-0    
Telefax: 0511 1553-7    
E-Mail: info(at)nsi-hsvn.de

Datenschutzbeauftragte/r
Die/den Datenschutzbeauftragte/n des NSI erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutzbeauftragter[at]nsi-hsvn.de
Telefon: 0511 1609-0
www.nsi-hsvn.de/datenschutznsi.html

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Zur Organisation und zur Durchführung unserer Online-Lehrveranstaltungen/Seminare nutzen wir die Anwendung „Edudip“ der Edudip GmbH, Jülicher Straße 306, 52070 Aachen (im folgenden „edupip“).
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Online-Lehrveranstaltungen/Seminare durchführen zu können und um mit Ihnen im Hinblick auf die Seminarteilnahme kommunizieren zu können, z.B. um Ihnen Zugangsdaten übersenden zu können und/oder Ihnen Fragen im Anschluss an das Seminar beantworten zu können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung unserer Online-Lehrveranstaltungen/Seminare ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung). Als weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogenen Daten kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Betracht, da wir – auch ohne Vertragsverhältnis – ein berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung und statistischen Auswertung unserer Online-Seminare sowie daran haben, im Zusammenhang mit der Seminarteilnahme mit Ihnen kommunizieren zu können.

Kategorien personenbezogener Daten für die Verarbeitung
Folgende personenbezogene werden im Rahmen der Nutzung von Edupip verarbeitet: Personenstammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
Daten zum Seminar: Titel der Veranstaltung, Datum und Dauer der Veranstaltung, Beschreibung, IP-Adressen der Seminarteilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen, durchschnittliche Verweildauer, Zahl der Abbrüche innerhalb der ersten fünf Minuten. Text-, Audio- und Videodaten: Im Rahmen unserer Online-Lehrveranstaltungen/Seminare haben Sie die Möglichkeit, sich an diesen mittels einer Chat-Funktion zu beteiligen. In diesem Falle werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um diese im virtuellen Seminarraumanzuzeigen und zu protokollieren. Ebenso haben Sie ggf. die Möglichkeit, sich während einer Veranstaltung mit Ihrer Webcam bzw. Ihrem Mikrofon aktiv zu beteiligen. In diesem Falle werden während der Veranstaltungdie Daten vom Mikrofon/ der Webcam Ihres Endgeräts verarbeitet.
Die Verwendung der Chat Funktion und oder der Mikrofon-/ Webcamfunktionalität ist freiwillig.
Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten    
Ihre Daten werden außerhalb Ihrer Seminarteilnahme nicht an Dritte weitergegeben. Im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme haben Sie ggf. die Möglichkeit sich selber zu Wort zu melden und Sprach-und/oder Textnachrichten zu versenden (Chat). In diesem Fall erhalten Seminarteilnehmer die von Ihnen in den Chat eingestellten Daten. Zudem erhält edupip notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten.
Wir haben mit edupip einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht

Umfang der Datenverarbeitung
Wir verwenden edupip ausschließlich zur Veranstaltung unserer Online Lehrveranstaltungen/Seminare, um Sie im Online-Chat identifizieren und ggf. ansprechen zu können, sowie um Ihnen Zugangsdaten und Erinnerungsemails zur Teilnahme an der Veranstaltung zukommen zu lassen. Zudem verwenden wir Ihre Daten, um im Nachgang zu einer Veranstaltung etwaig offengebliebene Fragen Ihrerseits beantworten zu können.
Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen, solange dies für die oben genannten Zwecke erforderlich sind. Sind Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, löschen wir diese. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten daher innerhalb von einem Monat nach Teilnahme an einem unserer Online-Veranstaltungen aus edudip gelöscht.

Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 21 DSGVO):
·    Recht auf Auskunft
·    Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
·    Recht auf Löschung
·    Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
·    Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie

Recht auf Widerspruch
Zudem haben Sie das Recht der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen. Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten, außer es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerruf
Sofern Ihre Teilnahme an der aufzeichnungsbedingten Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist diese freiwillig und jederzeit frei widerruflich.
Sofern die ggf. erforderliche Einwilligung nicht erteilt oder später widerrufen wird, entstehen Ihnen keine Nachteile. Sie haben auch die Möglichkeit, sich in adäquater anderer Weise zu beteiligen. Sie haben z.B die Möglichkeit, Fragen als private Chat-Nachricht an die dozierende Person zu stellen, E-Mails zu schreiben oder persönliche Termine zu vereinbaren. Wenn Sie den privaten Chat nutzen, erhält nur die bzw. der Dozierende Ihre Frage. Sie bzw. er wiederholt und beantwortet Ihre Frage ohne Nennung Ihres Namens im Plenum.
Schreiben Sie zur Geltendmachung Ihres Widerrufs z.B. eine E-Mail an die dozierende Person.

Beschwerderecht
Sie haben ferner das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen
Prinzenstr. 5
30159 Hannover
Tel. +49 511 120 - 4500
Fax +49 511 120 - 4599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de